Πρόγραμμα Φιλοξενία - Φόρμα εισαγωγής & επεξεργασίας δηλώσεων.

ΦΟΡΜΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ & ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΗΛΩΣΕΩΝ

Αρχικά στην φόρμα «Δηλώσεις» εμφανίζεται το πεδίο «Α.Α. Δήλωσης» όπου παρουσιάζει αυτόματα τον αύξοντα αριθμό της δήλωσης της επιχείρησης. Το πεδίο «Κωδ. Επιχ.» απεικονίζει τον κωδικό της επιχείρησης που προκύπτει από την φόρμα «Επιχειρήσεις». Το εικονίδιο δεξιά του πεδίου δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να έχει πρόσβαση στα στοιχεία της επιχείρησης με την μορφή μιας νέας φόρμας. Το πεδίο «Ενιαίος Κωδικός Δήλωσης» παρουσιάζει τον μοναδικό πανελλήνιο ενιαίο κωδικό της επιχείρησης. Για να εμφανιστεί όμως αυτός ο κωδικός στο κίτρινο πεδίο και να πραγματοποιηθεί μια νέα εγγραφή δήλωσης θα πρέπει ο χρήστης να πληκτρολογήσει το πλήκτρο που βρίσκεται δεξιά του πεδίου «Ενιαίος Κωδικός Δήλωσης». Όταν το πεδίο εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα αποτελεί μια ένδειξη ότι ο χρήστης θα πρέπει να εισαγάγει τον κωδικό της δήλωσης, έτσι ώστε να μπορέσει να συνεχίζει με την καταχώρηση των υπολοίπων στοιχείων στην φόρμα.

Η φόρμα «Δηλώσεις» είναι δομημένη με βάση το υφιστάμενο πρότυπο δήλωσης και περιέχει τρία σύνθετα τμήματα:

Α) Ενοικιαζόμενα δωμάτια: Η ενότητα των ενοικιαζόμενων δωματίων περιλαμβάνει έναν πίνακα με τρία χρονικά διαστήματα για την κάθε μια τουριστική περίοδο («Χαμηλή περίοδο», «Μέση περίοδο», «Υψηλή περίοδο»). Το εικονίδιο που υπάρχει αριστερά του πίνακα ‘ανοίγει’ την φόρμα «Αυτόματη καταχώρηση περιόδων», η οποία δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να ορίσει τα χρονικά διαστήματα των τουριστικών περιόδων της εκάστοτε επιχείρησης.

Συγκεκριμένα, στην φόρμα «Αυτόματη καταχώρηση περιόδων», στο πεδίο «Τίτλος» εμφανίζονται (-με την βοήθεια των πλήκτρων πλοήγησης «Εγγραφή»-) τρεις κατηγορίες τουριστικών περιόδων λειτουργίας: Περίοδοι θερινής λειτουργίας, περίοδοι χειμερινής λειτουργίας, περίοδοι χειμερινής και θερινής λειτουργίας. Με την χρήση του πλήκτρου ο χρήστης έχει επίσης την δυνατότητα εισαγωγής νέας κατηγορίας τουριστικής περιόδου. Τα πεδία που ακολουθούν παρουσιάζουν τρία χρονικά διαστήματα για κάθε μια περίοδο λειτουργίας της επιχείρησης (χαμηλή, μέση και της υψηλή). Ο χρήστης μπορεί να ορίσει τα χρονικά διαστήματα σύμφωνα με τις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. Επιπλέον, με την ενεργοποίηση της επιλογής εμφανίζεται σε όλα τα πεδία η αρχική ημερομηνία του τρέχοντος έτους (1/1/2008) με σκοπό να διευκολύνει την διαδικασία της καταγραφής των χρονικών διαστημάτων. Η επιλογή που ακολουθεί εμφανίζει στην οθόνη του χρήστη ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο για την διευκόλυνση της καταγραφής. Τέλος, ενεργοποιώντας την επιλογή γίνεται αυτόματη μεταφορά των στοιχείων που καταχωρήθηκαν σε αυτή την φόρμα στους πίνακες με τις ενδεικτικές ημερομηνίες της τουριστικής περιόδου στην φόρμα «Δηλώσεις» (-τόσο στον πίνακα περιόδων των δωματίων όσο κα των διαμερισμάτων-).

Υπάρχει επίσης ένας δεύτερος πίνακας ο οποίος απεικονίζει τις τιμές δωματίων ανά κατηγορία («Απλά»: δωμάτια χωρίς λουτρό, «Με λουτρό»), ανά κλίνη («Μιας κλίνης», «Δυο κλινών», «Τριών κλινών»), καθώς και τους αριθμούς δωματίων που αντιστοιχούν σε κάθε τιμή («Αριθμός Δωματίων με Τιμή Α ή Β»). Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλει τις τιμές σε όλα τα πεδία που είναι αρχικά με άσπρο χρώμα. Οι τιμές στα υπόλοιπα πεδία με κίτρινο χρώμα συμπληρώνονται αυτόματα και ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα αλλαγής ή μεταβολής τους. Τέλος, το πεδίο «Σύνολο Δωματίων» που βρίσκεται στο πάνω μέρος του πίνακα εμφανίζει τον συνολικό αριθμό των δωματίων της επιχείρησης, Το συγκεκριμένο πεδίο συνόλου ενημερώνεται αυτόματα κατά την εισαγωγή των στοιχείων στον πίνακα.

Ένα σημείο το οποίο θα πρέπει να επιδείξει ιδιαίτερη προσοχή ο χρήστης είναι στην διπλή χρήση των πεδίων που βρίσκονται ανάμεσα στις στήλες με τα «απλά» και «με λουτρό». Αρχικά στο συγκεκριμένο πεδίο ο χρήστης έχει την δυνατότητα να συμπληρώσει τον αριθμό των δωματίων που διαθέτει η επιχείρηση με μια κλίνη, με δυο κλίνες και με τρεις κλίνες. Επιπρόσθετα, πατώντας διπλό κλικ στα άσπρα πεδία, εμφανίζεται η προεπισκόπηση εκτύπωσης της φόρμας «Πινακίδα Ενημέρωσης Πελάτη» (βλ. ‘ΣΤ. ΠΙΝΑΚΙΔΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΠΕΛΑΤΗ’), στην οποία έχουν μεταφερθεί αυτόματα οι τιμές Α ή Β του πίνακα. Αυτή η φόρμα προεπισκόπησης μας δίνει την δυνατότητα να εκτυπώσουμε ολόκληρη την καρτέλα με γραφικά και κείμενα μαζί και να δοκιμάσουμε την ποιότητα της εκτύπωσης. Η εκτύπωση αυτού του δείγματος γίνεται μόνο εφόσον επιλέξουμε την επιλογή ‘Δείγμα’ και πάντα εκτυπώνεται 1 αντίγραφο. Για να μεταβούμε στην κανονική –επίσημη- εκτύπωση πρέπει να επιλέξουμε από το πεδίο ‘Περιθώριο Εκτύπωσης’ το διάστημα εκείνο του περιθωρίου που επιθυμούμε να έχει η σελίδα Α4 στην εκτύπωση της Πινακίδας της ΣΕΕΔΔΕ. Να σημειωθεί σε αυτό το σημείο ότι για να πετύχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα θα πρέπει να γίνουν πρώτα κάποιες δοκιμές σε απλό χαρτί και μετά με μεγάλη προσοχή και εφόσον έχουμε ορίσει τα περιθώρια να εκτυπώσουμε τις Πινακίδες σύμφωνα με τις οδηγίες εκτύπωσης που εμφανίζονται στην φόρμα. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται η προεπισκόπηση εκτύπωσης τόσων πινάκων ενημέρωσης του πελάτη όσος είναι και ο αριθμός των δωματίων της κατηγορίας. Ο αριθμός αυτός των εντύπων εκτύπωσης φαίνεται στο πεδίο που βρίσκεται στην δεξιά πάνω γωνία της φόρμας. Επίσης, το πλήκτρο παρέχει την δυνατότητα άμεσης εκτύπωσης της φόρμας «Πινακίδα Ενημέρωσης Πελάτη. Να σημειωθεί ότι μετά την ολοκλήρωση της εκτύπωσης της φόρμας τα άσπρα πεδία του πίνακα μετατρέπονται σε κίτρινα πεδία, έτσι ώστε να είναι εμφανή ποια στοιχεία έχουν εκτυπωθεί.

Β) Ενοικιαζόμενα επιπλωμένα διαμερίσματα: Η ενότητα των διαμερισμάτων περιλαμβάνει αρχικά έναν πίνακα με τρία χρονικά διαστήματα για την κάθε τουριστική περίοδο («Χαμηλή περίοδο», «Μέση περίοδο», «Υψηλή περίοδο»). Υπάρχει επίσης ένας δεύτερος πίνακας ο οποίος παρουσιάζει τις τιμές Α και Β (-όπου αυτό απαιτείται-) των διαμερισμάτων ανάλογα με τους χώρους που διαθέτουν και σύμφωνα με τον αριθμό των κλινών, καθώς επίσης και τους αριθμούς διαμερισμάτων που αντιστοιχούν σε κάθε τιμή («Αριθμός Διαμερισμάτων με τιμή Α ή Β»). Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλει τις τιμές σε όλα τα πεδία που είναι αρχικά με άσπρο χρώμα. Οι τιμές στα υπόλοιπα πεδία με κίτρινο χρώμα συμπληρώνονται αυτόματα και ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα αλλαγής ή μεταβολής τους. Τέλος, το πεδίο «Σύνολο Διαμερισμάτων» που βρίσκεται στο πάνω μέρος του πίνακα παρουσιάζει τον συνολικό αριθμό διαμερισμάτων της επιχείρησης. Αυτό το πεδίο συνόλου ενημερώνεται αυτόματα κατά την εισαγωγή των στοιχείων στον πίνακα.

Ο χρήστης θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην λειτουργικότητα των κίτρινων πεδίων που βρίσκονται ανάμεσα στις στήλες με τις κλίνες και έχουν διπλή χρησιμότητα. Αρχικά στα συγκεκριμένα πεδία ο χρήστης έχει την δυνατότητα να συμπληρώσει τον αριθμό των διαμερισμάτων που έχει η επιχείρηση ανάλογα με τις κλίνες. Επιπρόσθετα, πατώντας διπλό κλικ στα άσπρα πεδία, εμφανίζεται η προεπισκόπηση εκτύπωσης της φόρμας «Πινακίδα Ενημέρωσης Πελάτη» (βλ. ‘ΣΤ. ΠΙΝΑΚΙΔΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΠΕΛΑΤΗ’), στην οποία έχουν μεταφερθεί αυτόματα οι τιμές Α ή Β του πίνακα. Με αυτό τον τρόπο δημιουργείται η προεπισκόπηση εκτύπωσης τόσων πινάκων ενημέρωσης του πελάτη όσος είναι και ο αριθμός των δωματίων της κατηγορίας. Ο αριθμός αυτός των εντύπων εκτύπωσης φαίνεται στο πεδίο που βρίσκεται στην δεξιά πάνω γωνία της φόρμας. Επίσης, το πλήκτρο παρέχει την δυνατότητα άμεσης εκτύπωσης της φόρμας «Πινακίδα Ενημέρωσης Πελάτη». Να σημειωθεί ότι μετά την ολοκλήρωση της εκτύπωσης της φόρμας τα άσπρα πεδία του πίνακα μετατρέπονται σε κίτρινα πεδία. Με αυτό τον τρόπο γίνεται εμφανές ποια στοιχεία των πεδίων έχουν εκτυπωθεί και ποια όχι.

Γ) Γενικά: Στο τμήμα της φόρμας «Γενικά» εμφανίζεται αρχικά το πεδίο «Τηλέφ.» όπου αναγράφεται η τιμή χρέωσης της τηλεφωνικής μονάδας. Στο πεδίο «Πρωινό» που ακολουθεί αναγράφεται η τιμή του πρωινού, ενώ το πεδίο «Γεύμα» η τιμή του γεύματος (-όπου αυτό ενδείκνυται-). Το πεδίο «Πινάκια Τιμοκαταλόγων» δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να σημειώσει αν παραλείφθηκαν τιμοκατάλογοι από την επιχείρηση και συγκεκριμένα ποιοι αριθμοί τιμοκαταλόγων. Επίσης στο πεδίο «Ανανέωση» μπορεί να σημειωθεί η ημερομηνία λήξεως της ανανέωσης της δήλωσης, στο πεδίο «Πυρασφάλεια» η ημερομηνία λήξεως της πυρασφάλειας, και στο πεδίο «Περιβαλ. Όρων» η ημερομηνία λήξεων των περιβαλλοντικών όρων. Το πεδίο που αναγράφει «5 έτη» και απεικονίζει ένα βέλος δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να ανανεώσει αυτόματα τις ημερομηνίες στα πεδία «Ανανέωση», «Πυρασφάλεια», «Περιβαλ. Όρων» με βάση την ημερομηνία εγγραφής της δήλωσης. Με την χρήση του πεδίου, «Ενημέρ. Καρτέλας», οριστικοποιούνται οι εγγραφές των δεδομένων και ενημερώνονται αυτόματα τα στοιχεία δυναμικότητας στην φόρμα δήλωσης της επιχείρησης.

Στο επόμενο τμήμα της φόρμας παρουσιάζεται αυτόματα η ημερομηνία και η ώρα καταχώρησης των στοιχείων της εκάστοτε επιχείρησης. Στην συνέχεια, το πεδίο «Εισαγωγή δήλωσης» προσφέρει την δυνατότητα εισαγωγής νέας εγγραφής στην φόρμα των δηλώσεων. Κάνοντας διπλό κλικ και ενεργοποιώντας την εντολή, το πεδίο «Εισαγωγή δήλωσης» αλλάζει χρώμα και γίνεται πράσινο. Μόλις ολοκληρωθεί η νέα εγγραφή των στοιχείων, κάνοντας ξανά διπλό κλικ στην εντολή «Εισαγωγή δήλωσης», το πεδίο αλλάζει ξανά χρώμα και απενεργοποιείται. Το πεδίο «Προεπισκόπηση Εκτύπωσης» εμφανίζει στην οθόνη την μορφή εκτύπωσης της δήλωσης σε διαστάσεις Α4. Το πεδίο «Αποθήκευση δεδομένων» παρέχει άμεση αποθήκευση των περιεχομένων της φόρμας. Το πεδίο «Αντίγραφο καρτέλας» αναφέρεται στην διπλότυπη καταχώρηση παρόμοιων εγγράφων. Το πεδίο «Αναίρεση αλλαγών» αναφέρεται στην δυνατότητα αναίρεσης τελευταίων αλλαγών στα στοιχεία δεδομένων. Το πεδίο «Διαγραφή εγγραφής» δίνει την δυνατότητα διαγραφής της τρέχουσας εγγραφής με δυο προειδοποιητικά μηνύματα. Τέλος, ενεργοποιώντας το εικονίδιο έχουμε το κλείσιμο της φόρμας με ταυτόχρονη αυτόματη αποθήκευση των δεδομένων. Στην φόρμα αυτή έχετε την δυνατότητα να εισάγετε νέα στοιχεία, όπως μια νέα αίτηση της επιχείρησης . Η εισαγωγή επιτυγχάνεται με δύο τρόπους : α) με πάτημα αριστερού κλικ στην τελευταία κενή σειρά ή β) με πάτημα αριστερού κλικ στο κουμπί , που βρίσκεται στο κάτω μέρος της υποφόρμας. Στο τέλος της καταχώρισης και αφού ελεγχθεί η ορθότητα των στοιχείων θα πρέπει να καταχωρείται η εκάστοτε εγγραφή και να ενημερώνονται αυτόματα οι ενημερωτικοί πίνακες στην καρτέλα της επιχείρησης.

ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ

ΑΡΧΗ

ΕΠΟΜΕΝΟ