Πρόγραμμα Φιλοξενία - Βοηθητικά.

ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ

Η φόρμα «Βοηθητικά» αποτελείται από επιλογές που δεν είναι τόσο σημαντικές ή δεν χρησιμοποιούνται αρκετά συχνά. Από τις επιλογές της φόρμας αυτής θα μπορούμε να ανοίγουμε τις φόρμες επεξεργασίας των στοιχείων των υπολοίπων αρχείων που βοηθούν στην σωστή και ευκολότερη συμπλήρωση των βασικών αρχείων. Ακόμη μερικές από τις επιλογές αυτές θα μας οδηγούν σε διάφορες βοηθητικές φόρμες που θα επαυξάνουν την λειτουργία του προγράμματος. Πιο συγκεκριμένα, υπάρχουν τέσσερις κατηγορίες βοηθητικών φορμών. Αρχικά, η κατηγορία «Αρχεία Ομοσπονδίας» περιλαμβάνει τις εξής βοηθητικές φόρες: «Διαμερίσματα», «Μορφές», «Νομοί», «Πόλεις», «Σύλλογοι», «Ομοσπονδίες», «Φ.Ε.Κ.». Η επόμενη κατηγορία «Αρχεία Ε.Ο.Τ.» αποτελείται από τις εξής βοηθητικές φόρμες: «Κατατάξεις», Νομοί», «Περιφέρειες», «Νησιά», και «Δήμοι». Σε όλες αυτές τις φόρμες ο χρήστης μπορεί να εισάγει νέα δεδομένα, να διορθώσει τα ήδη υπάρχοντα, καθώς και να μπορεί να τα διαγράφει μεμονωμένα ή μαζικά. Επίσης οι φόρμες αυτές έχουν την δομή λίστας ώστε να παρουσιάζονται ταυτόχρονα προς επεξεργασία όσο το δυνατό περισσότερες εγγραφές. Υπάρχει και σύστημα πολλαπλής επιλογής και επεξεργασίας των εγγράφων. Πιο συγκεκριμένα, το πεδίο «Φ.Ε.Κ.» εμφανίζει την φόρμα όπου μπορεί να εισάγει ο χρήστης τα υπουργικά διατάγματα της εκάστοτε χρονιάς, τα οποία εμφανίζονται και στα επίσημα έντυπα τα οποία εκτυπώνονται. Τα πεδία «Προαιρετικοί Κωδικοί Α και Β» παρέχουν πρόσβαση στις φόρμες του πρώτου και του δεύτερου προαιρετικού κωδικού ΜΗΤΕ αντίστοιχα.

voithimata voithitika k tilefona.bmp Επιπρόσθετα, υπάρχουν και άλλες δυο κατηγορίες βοηθητικών φορμών. Τα «Βοηθητικά» που περιλαμβάνουν τις φόρμες: «Ημερολόγιο», «Αριθμομηχανή», και «Σημειωματάριο», και δυο επιλογές «Word & Excel», και τα «Τηλέφωνα» που περιλαμβάνουν τις φόρμες του τηλεφωνικού καταλόγου των επιχειρήσεων, των συλλόγων, και των περιφερειών του Ε.Ο.Τ. Επιπλέον το πλήκτρο που στις φόρμες ‘Τηλέφωνα Επιχειρήσεων’ και ‘Συλλόγων’ μας μεταφέρει στην καρτέλα της επιχείρησης ή του συλλόγου αντίστοιχα ενώ το πλήκτρο προσφέρει την δυνατότητα αυτόματης τηλεφωνικής κλήσης μέσω του ηλεκτρονικού υπολογιστή. Στις φόρμες ‘Τηλέφωνα Επιχειρήσεων’ και ‘Συλλόγων’ υπάρχουν πεδία λίστας αναζήτησης αυτόματης συμπλήρωση, των οποίων οι λίστες είναι ταξινομημένες αλφαβητικά ώστε να εντοπίζονται εύκολα οι προς αναζήτηση εγγραφές (βλ. σ.20Α. ΠΕΔΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΛΙΣΤΑΣ’). Τα πεδία αυτά αναφέρονται στα εξής δεδομένα: τον τίτλος της επιχείρησης, τον εκπρόσωπο, και το σταθερό τηλέφωνο για τον κατάλογο των επιχειρήσεων. Αντίστοιχα στην φόρμα ‘Τηλέφωνα Περιφερειών Ε.Ο.Τ.’ τα πεδία αναζήτησης λίστας περιλαμβάνουν το όνομα και την διεύθυνση των περιφερειών του Ε.Ο.Τ., και στην φόρμα ‘Ομοσπονδίες’ τα πεδία περιλαμβάνουν τα στοιχειά των ομοσπονδιών.

Στην συνέχεια το πεδίο ‘Τα στοιχεία μας’, «Χρήστης» εμφανίζει την φόρμα με τα προσωπικά στοιχεία της επιχείρησης, έτσι ώστε ο χρήστης να έχει την δυνατότητα τροποποίησης των στοιχείων.

Όλες οι παραπάνω φόρμες είναι εξαρτώμενες από τα βασικά αρχεία της βάσης δεδομένων και θα αναφέρονται σε αυτά. Μπορούν να διορθώνουν πιθανά λάθη των εγγραφών αλλά δεν θα πρέπει να διαγράφουν ή να εισάγουν νέα δεδομένα στην βάση.

Επιπλέον, όλα τα πεδία στις παραπάνω φόρμες (-εκτός από το πεδίο «Χρήστης») επιδέχονται φίλτρα και ταξινομήσεις. Με την χρήση του δεξιού κλικ του ποντικιού σε κάθε πεδίο εμφανίζεται βοηθητικό μενού επιλογών με όλα τα είδη φίλτρων, ταξινομήσεων και άλλων βοηθητικών εργασιών όπως η αντιγραφή και η επικόλληση στοιχείων (βλ., Γ. ΦΙΛΤΡΑ ΚΑΙ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΕΙΣ’). Επιπλέον, η πλοήγηση στα πεδία του κάθε πίνακα γίνεται είτε με την μπάρα ολίσθησης, είτε με το βελάκι που βρίσκεται αριστερά του κάθε πίνακα, ή και με την χρήση του πεδίου «Εγγραφή» (βλ. Σφάλμα! Το αρχείο προέλευσης της αναφοράς δεν βρέθηκε.).

ΑΝΤΙΓΡΑΦΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ

Η φόρμα «Αντίγραφα Ασφαλείας» παρουσιάζει τις πιο χρήσιμες πληροφορίες και τους πιο βασικούς όρους χρήσης του προγράμματος Φιλοξενία. Η κυριότερη συνεισφορά της φόρμας είναι ότι παρέχει την δυνατότητα για την δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας των δεδομένων του προγράμματος. Τα αντίγραφα ασφαλείας (back-up) αποτελούν ένα πολύ σημαντικό εργαλείο ασφάλειας των δεδομένων, το οποίο θα πρέπει να χρησιμοποιείται σε καθημερινή βάση ή έπειτα από κάθε σημαντική αλλαγή ή εισαγωγή νέων δεδομένων στο πρόγραμμα. Η φύση των δεδομένων είναι ιδιαίτερα ευάλωτη, μιας και αν χαθούν δεν μπορούν να αντικατασταθούν. Γι’ αυτό ακριβώς το λόγο είναι ιδιαίτερα σημαντικό να διασφαλίζονται με μεγάλη προσοχή.

Όσο αφορά τώρα την δομή της φόρμας «Αντίγραφα Ασφαλείας», αποτελείται από τρεις βασικές κατηγορίες πληροφοριών. Η πρώτη κατηγορία («Δίσκος προγράμματος») δηλώνει πληροφορίες σχετικά με τον δίσκο όπου είναι αποθηκευμένο το πρόγραμμα, την διαδρομή του προγράμματος, καθώς και το μέγεθος των αρχείων του προγράμματος. Στην δεύτερη κατηγορία («Αντίγραφα ασφαλείας») της καρτέλας παρουσιάζεται ο νέος δίσκος όπου θα αποθηκευτούν τα αντίγραφα ασφαλείας του προγράμματος καθώς και η διαδρομή που θα έχουν. Η τρίτή κατηγορία («Συγχρονισμός αρχείων») της καρτέλα εμφανίζει στοιχεία σχετικά με την διεύθυνση του Windows Live Messenger που γίνεται ο συγχρονισμός των αρχείων με την Σ.Ε.Ε.Δ.Ε.

Αφού μελετήσει προσεχτικά τις παραπάνω πληροφορίες, ο χρήστης έχει τρίς επιλογές: Την «Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας και συγχρονισμός» ,την «Ανάκτηση παλαιού αντιγράφου ασφαλείας» , και την «Ανάκτηση αρχείων μετά απο επισκευή στην Act Life» Η πρώτη επιλογή αποστέλλει τα αντίγραφα ασφαλείας στον σκληρό δίσκο (C: ) και κάνει συγχρονισμό αρχείων με τα αρχεία της Σ.Ε.Ε.Δ.Ε. μέσω του Windows Live Messenger. Με την ολοκλήρωση αυτής της διαδικασίας, τα στοιχεία αυτών των αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού εμφανίζονται στον πίνακα «Ιστορικό» που βρίσκεται στην δεξιά πλευρά της φόρμας. Η δεύτερη επιλογή αναφέρεται στην δυνατότητα του χρήστη να επαναφέρει την έκδοση του προγράμματος από το τελευταίο αντίγραφο ασφαλείας (back-up). Με άλλα λόγια, ο χρήστης πατώντας μπροστά από το βελάκι επιλεγεί την εγγραφή από τον πίνακα «Ιστορικό» την συγκεκριμένη ημερομηνία και το συγκεκριμένο αντίγραφο που επιθυμεί να επιστρέψει στο πρόγραμμα που χρησιμοποιεί. Στην τρίτη επιλογή ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να πάρει από την Act Life κατεστραμμένα αρχεία που τα έχει επισκευάσει.

ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ

ΑΡΧΗ

ΕΠΟΜΕΝΟ